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ビジネスチャットの利便性

電子メール

限定された相手にのみ送信

顧客への連絡や社員同士の業務連絡手段として、メールはさまざまなビジネスシーンで利用されてきました。BCCの機能を使えば同一メールを複数の相手に同時送信できることもあって、情報共有の手段としても多く活用されています。その反面メールには常に誤送信のリスクが付きまとい、社内の機密情報を誤って社外の相手に一斉送信してしまうような事例も珍しくありません。誤った内容のまま送信してしまった例や添付ファイルを間違った例なども含め、メールを誤送信してしまった場合は対応に追われることになります。誤って送信した相手に対する謝罪のため電話連絡を余儀なくされるだけでなく、誤送信メールの削除依頼も相手が多いほど大変な作業です。誤送信を原因とする情報漏洩事故も多く発生しており、対応を誤ると企業の信用問題にも発展しかねません。上手に活用すれば便利なツールでも、メールには企業の社会的信用に傷がついたり機密情報が流出したりする危険性が潜んでいるのです。このようなリスクを避けるため、最近ではメールに替わってビジネスチャットを導入する企業が増えています。ビジネスチャットは文字情報を主とした双方向コミュニケーションの中でもリアルタイム性が高く、電話や会話と同等の感覚で業務上の連絡ができます。メールの一斉送信に対応する機能としてはグループチャットが挙げられますが、送信されるのは認証を受けた相手に限られるため誤送信のリスクもありません。メールでは内容を誤送信した相手に依頼して削除してもらうことになりますが、ビジネスチャットなら送信後のメッセージ編集や削除も可能です。誤送信してしまった場合の対応作業で業務上の多大な損失を生じるメールと比べ、ビジネスチャットはそうしたリスクのないコミュニケーション手段と言えます。過去の会話履歴も簡単に確認できるビジネスチャットは、新しい業務連絡ツールとして多くの企業に定着しつつあるのです。